WhatsApp via TextMeFlow (gratuit dès Starter)
Mis à jour le 2026-10-01
Paramètres → Intégrations → Communication → WhatsApp
Avec WhatsApp, BedFlow envoie à vos clients les messages qu'ils lisent vraiment : informations pratiques avant l'arrivée, message de bienvenue avec le lien pour ouvrir la chambre, confirmations de paiement. Tout part de votre propre numéro WhatsApp, et les réponses de vos clients arrivent dans Quotidien → Messages.
BedFlow envoie les WhatsApp via TextMeFlow, un service WhatsApp conçu par les créateurs de BedFlow. À partir de la formule Starter, TextMeFlow Starter est inclus gratuitement : 500 messages WhatsApp par mois depuis votre propre numéro, sur des serveurs situés dans l'UE. Vous connectez votre numéro entièrement dans BedFlow, en scannant un code QR.
Connecter votre WhatsApp
- Allez dans Paramètres → Intégrations, cherchez la tuile WhatsApp dans la catégorie Communication et cliquez sur Configurer.
- Sous Fournisseur, choisissez l'option TextMeFlow (auto-hébergé).
- Si vous êtes sur Starter ou une formule supérieure, une confirmation verte s'affiche : votre abonnement comprend TextMeFlow et BedFlow remplit lui-même toutes les données dès que vous enregistrez. Vous n'avez aucune clé à copier.
- Cliquez sur Enregistrer. Rouvrez ensuite la tuile.
- Sous Connecter votre WhatsApp, cliquez sur Connectez votre WhatsApp. Un code QR apparaît.
- Sur votre téléphone : ouvrez WhatsApp, allez dans Réglages → Appareils connectés → Connecter un appareil et scannez le code, comme pour WhatsApp Web.
- BedFlow détecte automatiquement la connexion et affiche Votre WhatsApp est connecté. Dès lors, les messages aux clients partent de votre propre numéro.
Le code QR a expiré avant que vous ayez pu le scanner ? Cliquez sur Nouveau QR et scannez à nouveau.
Sous Statut de votre connexion, vous voyez toujours où vous en êtes :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Connecté | Tout fonctionne |
| Déconnecté | La connexion est tombée, avec la durée depuis laquelle c'est le cas. Scannez à nouveau le code QR |
| Connexion pas encore confirmée | Vous avez choisi TextMeFlow, mais le scan du code QR n'a pas encore eu lieu ou n'est pas encore confirmé |
Sur la page Intégrations, la tuile indique aussi par quel service passent vos messages, par ex. « Messages WhatsApp aux clients via TextMeFlow. »
Quels messages partent via WhatsApp ?
| Message | Quand |
|---|---|
| Pre-arrival | À 10:00, deux jours avant l'arrivée, avec les heures de check-in et le lien vers la page client |
| Bienvenue le jour de l'arrivée | À 09:05 le jour de l'arrivée, si l'e-mail de bienvenue du jour d'arrivée est activé |
| Bienvenue à la réception | Quand vous cliquez sur Enregistrer pour faire le check-in, avec la page client et les boutons pour ouvrir la porte |
| Paiement reçu / Acompte reçu | Après un paiement |
| Réservation expirée / Réservation annulée | Quand une réservation impayée expire, ou après une annulation manuelle |
| Wellness | Réservé, payé, expiré, rappel de solde (uniquement si vous proposez du wellness) |
| Boutons rapides | Quand vous les choisissez : Chambre prête, Check-out, Petit-déjeuner, Wellness |
Les textes se modifient dans Gestion → Messages → Modèles de messages. Voir Modifier les modèles WhatsApp. Ce qui part à quel moment se voit sur la timeline des Messages automatiques.
Chaque client reçoit les messages dans sa propre langue : néerlandais, français, anglais ou allemand (sinon l'anglais). Les boutons dans les messages (page client, porte d'entrée, chambre) sont de courts liens bedflow.eu/s/… : propres dans WhatsApp et faciles à toucher.
Clients par chambre, avec leur propre WhatsApp et leur langue
Quelqu'un réserve plusieurs chambres pour d'autres personnes, par exemple une famille ou un groupe ? Vous pouvez alors indiquer, chambre par chambre, qui y dort.
- Allez dans Quotidien → Disponibilité et cherchez la tuile de la réservation parmi les cartes du jour (par ex. les arrivées).
- Cliquez sur l'étiquette bleue avec le nombre de chambres (par ex. 3 chambres) ou sur le mot client. La fenêtre Hôtes par chambre s'ouvre.
- Pour chaque chambre, indiquez le Nom et le Numéro WhatsApp. Choisissez éventuellement la Langue ; par défaut, elle est automatique (sur la base du numéro).
- Cliquez sur Enregistrer.
Dès lors :
- chaque occupant d'une chambre reçoit les messages WhatsApp automatiques (pre-arrival, bienvenue) dans sa propre langue, avec uniquement le lien et les boutons de porte de sa propre chambre ;
- la personne qui a réservé ne reçoit plus que les messages des chambres sans occupant propre. Si chaque chambre a son propre occupant, elle ne reçoit plus ces messages.
Connexion interrompue ? BedFlow vous prévient
Une connexion WhatsApp peut tomber, par exemple si vous supprimez l'appareil connecté dans WhatsApp. Vous n'avez pas à surveiller cela vous-même :
- En haut de chaque écran de BedFlow apparaît une barre orange : « Votre connexion WhatsApp pour [établissement] est interrompue. Reconnectez-la pour que vos clients continuent de recevoir les messages WhatsApp. », avec le bouton Reconnecter.
- Sur la tuile WhatsApp, le statut passe à Déconnecté.
- Cliquez sur Reconnecter, scannez le code QR et la barre disparaît.
Les messages qui auraient dû partir pendant l'interruption, renvoyez-les de préférence.
Gérer votre abonnement TextMeFlow
Sous les réglages WhatsApp figure le lien Ouvrir TextMeFlow — gérer votre abonnement ou changer de formule. Il ouvre TextMeFlow dans un nouvel onglet, déjà connecté. Vous y voyez votre consommation et pouvez passer à une formule supérieure.
Vous pouvez aussi activer le forfait gratuit via Mon abonnement et factures (en haut de la barre latérale), mais le chemin ci-dessus est plus court.
Le forfait gratuit
| Starter (gratuit avec BedFlow) | Pro (15 €/mois, à part) | Business (29 €/mois, à part) | |
|---|---|---|---|
| Messages par mois | 500 | 5 000 | 25 000 |
| Appareils WhatsApp | 1 | 1 | 3 |
Pour un B&B classique, 500 messages par mois suffisent largement. Si vous atteignez malgré tout la limite, passez à une formule supérieure via Ouvrir TextMeFlow.
Si vous repassez à la formule Micro, TextMeFlow revient au forfait de base gratuit de TextMeFlow (50 messages par mois). Votre numéro reste connecté. Si vous voulez davantage, vous souscrivez un forfait payant directement dans TextMeFlow, indépendamment de votre abonnement BedFlow.
Clients sans WhatsApp ou sans numéro de portable
Le numéro n'a pas WhatsApp
Si le message de bienvenue ne peut pas être distribué parce que le numéro n'a pas WhatsApp :
- la tuile d'arrivée dans Quotidien → Disponibilité affiche l'étiquette pas de WhatsApp avec la date ;
- au check-in, une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous saisissez un autre numéro (le client a souvent un portable privé avec WhatsApp). Cliquez sur Renvoyer et le message part immédiatement.
BedFlow retient qu'un numéro n'a pas WhatsApp et ne réessaie pas chaque jour.
Clients Booking.com sans numéro de portable
Depuis le 28 septembre 2026, Booking.com ne transmet plus le numéro de portable du client aux channel managers. Vous le trouvez encore dans l'Extranet, sur la réservation, sous Afficher le numéro de téléphone. Sans numéro, BedFlow ne peut pas envoyer de WhatsApp. C'est pourquoi :
- BedFlow demande le numéro dans le chat. Peu après la réservation, en journée, BedFlow envoie un message dans le chat Booking.com, dans la langue du client : répondre avec son numéro de portable, ou le laisser sur la page client. S'il ne l'a pas envoyé la veille de l'arrivée, un rappel suit. Quand le client répond avec un numéro, BedFlow le reprend automatiquement, remercie le client dans le chat, et les messages suivants partent par WhatsApp. Vous n'avez rien à recopier.
- Le client laisse lui-même son numéro. Les e-mails de confirmation et pre-arrival le lui demandent, avec un bouton vers la page client. Ces e-mails apparaissent aussi dans le chat Booking.com. En haut de la page client figure le cadre Votre numéro de portable pour WhatsApp. Si le client le remplit, les messages suivants repassent par WhatsApp.
- Le message de bienvenue passe par le chat. Si vous faites le check-in d'un client dont aucun numéro n'est connu, BedFlow place le message de bienvenue avec les liens vers la page client et la chambre dans le chat Booking.com. Vous le voyez dans la notification après le check-in.
- BedFlow demande le numéro au check-in, si le chat ne fonctionne pas non plus. Cliquez sur Enregistrer et envoyer : le numéro est enregistré sur le client et le message de bienvenue part via WhatsApp.
Booking.com recommande d'activer dans l'Extranet l'AllowList pour les liens dans les messages. Si vous le faites, ajoutez bedflow.eu à la liste, pour que les liens vers la page client et la chambre continuent de fonctionner. Le chat avec les clients Booking.com se gère dans Messages des clients.
Continuer à utiliser TextMeBot
Vous avez déjà un abonnement TextMeBot payant et ne voulez pas encore changer ? Choisissez alors l'option TextMeBot (SaaS) sous Fournisseur et saisissez votre Clé API TextMeBot (disponible sur api.textmebot.com, sous Account). Les messages passent alors par TextMeBot. Les photos et vos propres réponses depuis WhatsApp ne s'affichent dans la boîte de réception qu'avec TextMeFlow.
Votre propre installation TextMeFlow
Vous faites tourner votre propre installation TextMeFlow, ou vous ne bénéficiez pas (encore) du forfait gratuit ? La tuile WhatsApp affiche alors les champs URL de base TextMeFlow, Clé API TextMeFlow et Secret de signature webhook TextMeFlow. Sous Messages entrants figure l'URL de webhook pour votre fournisseur : collez-la dans TextMeFlow, pour que les réponses de vos clients arrivent dans BedFlow.
Questions fréquentes
Mon numéro WhatsApp actuel fonctionne-t-il, ou dois-je acheter un nouveau numéro ? Votre propre numéro fonctionne. La connexion fonctionne comme WhatsApp Web : votre numéro reste le vôtre. N'envoyez pas de messages en masse ni de publicité sans consentement, et votre numéro restera en sécurité.
Dois-je encore copier une clé quelque part ? Non. Choisissez TextMeFlow, enregistrez et scannez le code QR. Seule une installation propre demande de remplir les champs à la main.
Puis-je connecter plusieurs établissements ? Oui. Vous configurez WhatsApp par établissement. Si chaque établissement a son propre numéro, vous connectez un appareil différent pour chacun.
Où choisir le fournisseur ? Dans Paramètres → Intégrations → Communication → WhatsApp, champ Fournisseur. S'il indique — Pas de WhatsApp —, aucun message WhatsApp ne part.