Automatische Nachrichten — die Gäste-Reise

Aktualisiert am 2026-10-01

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Auf dieser Seite sehen Sie in einer Zeitleiste, welche Nachrichten Ihre Gäste automatisch erhalten: vom Moment der Buchung bis nach der Abreise. E-Mails und WhatsApp-Nachrichten stehen pro Moment zusammen. Sie sehen sofort, wo eine Nachricht verschickt wird und wo nichts passiert.

Die Texte selbst bearbeiten Sie im Reiter daneben, Nachrichtenvorlagen. Siehe Nachrichtenvorlagen: die Texte Ihrer E-Mails.

So lesen Sie die Zeitleiste

Jede Station auf der Zeitleiste ist ein Moment des Aufenthalts. Rechts neben dem Titel steht, wie viele Nachrichten in diesem Moment verschickt werden.

Unter jedem Moment hängen Karten:

• E-Mail-Karte (weiß, mit einem Umschlag): der Name der Automatisierung, der Vorlagenschlüssel (z. B. booking-created) und für welche Buchungen sie gilt, z. B. „Nur: direct, website" oder „Alle außer: booking.com, airbnb". Ein grüner Punkt bedeutet aktiv. Ein grauer Punkt und das Label inaktiv bedeuten pausiert. Das Label kein Zahlungslink steht dabei, wenn die Mail keine Zahlungsschaltfläche zeigt.
• WhatsApp-Karte (grün, mit dem Label WhatsApp): eine eingebaute WhatsApp-Nachricht. Das Label angepasst bedeutet, dass Sie den Text selbst geändert haben.

Steht bei einem Moment nichts, sehen Sie Keine Nachricht für diesen Moment konfiguriert. Klicken Sie auf eine E-Mail-Karte, um die Automatisierung zu bearbeiten, auf eine WhatsApp-Karte, um den Text anzupassen.

Unter der Zeitleiste stehen noch drei Blöcke:

• Wellness-Reise: nur wenn Ihre Unterkunft Wellness anbietet. Reine Wellness-Gäste erhalten eigene WhatsApp-Nachrichten (gebucht mit Zahlungslink, bezahlt, zum Aufenthalt hinzugefügt, verfallen, Restbetrag-Erinnerung nach der Session).
• Schnelltasten in der Planung: die fertigen Texte hinter den Schaltflächen im WhatsApp-Fenster einer Buchung (Zimmer bereit, Check-out, Frühstück und, mit Wellness, Wellness). Diese werden nie von selbst verschickt.
• Team-Nachrichten: WhatsApp an Ihre Reinigungskräfte (die Tagesübersicht und der persönliche Link). Keine Gästekommunikation.

Womit Sie starten: das Standardpaket

Jede neue Unterkunft erhält sofort acht automatische E-Mails. Sie können sie anpassen, pausieren oder ergänzen.

Fehlt Ihnen eine dieser Karten, zum Beispiel die Zahlungserinnerung (24 Std. vor Frist) in einem älteren Konto? Fügen Sie sie selbst mit Neue Automatisierung hinzu (siehe unten): Auslöser X Stunden vor Zahlungsfrist, Anzahl Stunden 24, Vorlage Payment Reminder.

Buchungen über Booking.com, Airbnb und andere Kanäle

Die Karte Bestätigung Booking.com / OTA ist standardmäßig aktiv, wird derzeit aber nur in einem Fall verschickt: bei einem Kanal, für den Sie Online-Vorauszahlung erforderlich gewählt haben (siehe Zahlungsabwicklung pro Kanal). Dann ist das die Mail mit dem Zahlungslink.

Bei anderen Buchungen über einen Kanal schickt BedFlow bei der Buchung keine eigene Bestätigung: Der Kanal bestätigt die Buchung selbst. Ihr Gast hört dann zum ersten Mal von Ihnen über die Pre-arrival-Info (E-Mail) und die Pre-arrival-WhatsApp, zwei Tage vor der Anreise. Möchten Sie einem Gast trotzdem sofort eine Bestätigung von Ihnen schicken, verwenden Sie E-Mail senden in der Buchung (siehe unten).

Nicht im Standardpaket

Zwei Nachrichten schalten Sie selbst ein, wenn Sie sie möchten:

• Willkommensmail am Anreisetag: Auslöser X Tage vor Anreise, Anzahl Tage 0, Vorlage Check-in Welcome. Die Mail geht um 09:00 raus, mit den Check-in-Zeiten, Ihren Parkhinweisen, Ihrem WLAN und dem Link zur Gästeseite.
• Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt: Auslöser X Tage nach Abreise (z. B. 1), Vorlage Review Request. Tragen Sie zuerst Ihren Bewertungslink unter Nachrichtenvorlagen ein, sonst wird diese Mail nicht verschickt. Siehe Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt.

WhatsApp auf der Zeitleiste

Die WhatsApp-Nachrichten sind eingebaut: Sie legen sie nicht selbst an und schalten sie nicht einzeln ein oder aus. Ihren Text passen Sie aber über Nachrichtenvorlagen an. Siehe WhatsApp-Vorlagen bearbeiten.

Gut zu wissen:

• WhatsApp wird nur verschickt, wenn Ihre Unterkunft eine WhatsApp-Verbindung hat und der Gast eine Handynummer. Siehe WhatsApp über TextMeFlow.
• Willkommen am Anreisetag folgt Ihrer Willkommensmail: Gibt es am Anreisetag keine aktive Automatisierung mit der Vorlage Check-in Welcome, wird auch diese WhatsApp um 09:05 nicht verschickt. Beim Einchecken erhält der Gast aber Willkommen an der Rezeption.
• Hat eine Nummer kein WhatsApp, merkt sich BedFlow das und versucht es nicht jeden Tag neu. Auf der Anreise-Kachel unter Täglich → Verfügbarkeit sehen Sie dann kein WhatsApp, und beim Einchecken können Sie eine andere Nummer eingeben.

Eine neue Automatisierung hinzufügen

1. Klicken Sie oben rechts auf Neue Automatisierung.
2. 1 Wann? Wählen Sie den Auslöser. Bei „X Tage" tragen Sie die Anzahl Tage ein (0 = der Anreise- bzw. Abreisetag selbst), bei „X Stunden vor Zahlungsfrist" die Anzahl Stunden.
3. 2 Für welche Buchungen? Lassen Sie beide Felder leer, um alle Buchungen zu erreichen. Oder schränken Sie mit Nur für diese Kanäle oder Außer diesen Kanälen ein. Tippen Sie einen Kanal ein und drücken Sie Enter; BedFlow schlägt die Kanäle vor, z. B. direct, website, phone, booking.com, airbnb, expedia.
4. 3 Welche E-Mail? Wählen Sie die E-Mail-Vorlage und geben Sie einen Namen (nur intern) ein. Der Gast sieht diesen Namen nicht.
5. 4 Optionen Schalten Sie Aktiv ein (standardmäßig an). Zahlungslink ausblenden und Zahlungsfrist ausblenden verwenden Sie für Buchungen, die bereits beim Kanal bezahlt sind. Reihenfolge bestimmt, welche Karte beim selben Moment zuerst steht.
6. 5 Zusammenfassung zeigt in einem Satz, was passieren wird, zum Beispiel „X Tage nach Abreise → Review Request senden".
7. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Auslöser im Formular:

Eine eigene Vorlage anlegen ist nicht möglich: Sie wählen immer eine bestehende Vorlage und passen deren Text unter Nachrichtenvorlagen an.

Pausieren, ändern oder löschen

• Pausieren: Öffnen Sie die Karte, schalten Sie Aktiv aus und klicken Sie auf Änderungen speichern. Eine inaktive Automatisierung verschickt nichts.
• Ändern: Öffnen Sie die Karte, passen Sie sie an und klicken Sie auf Änderungen speichern.
• Löschen: Öffnen Sie die Karte und klicken Sie oben rechts auf Löschen.

Regeln, über die BedFlow selbst wacht

• Jede Mail nur einmal. Dieselbe Automatisierung wird pro Buchung nur einmal verschickt.
• Last-Minute-Buchungen. Bucht jemand erst nach dem Zeitpunkt einer „X Tage vor Anreise"-Nachricht (z. B. Anreise übermorgen, Nachricht 7 Tage vorher), holt BedFlow die Nachricht nach, sobald die Buchung feststeht: bei der Erstellung, wenn sie bestätigt ist, sonst bei der ersten Zahlung. So erhält auch ein Last-Minute-Gast seine Pre-arrival-Info.
• Keine nachträgliche Zahlungserinnerung. Eine Zahlungserinnerung wird nie nachgeholt: Der Gast hat den Zahlungslink gerade erst in seiner Bestätigung erhalten. Möchten Sie eine Erinnerung kurz vor der Frist, verwenden Sie X Stunden vor Zahlungsfrist.
• Keine Zahlungserinnerung, wenn nichts zu zahlen ist. Ist die Buchung schon bezahlt oder zieht der Kanal die Zahlung ein (siehe Zahlungsabwicklung pro Kanal), wird keine Erinnerung verschickt. Sobald der Anreisetag erreicht ist, geht auch keine Fristerinnerung mehr raus.
• Keine Bestätigung nach der Abreise. Erfassen Sie eine Zahlung am oder nach dem Abreisetag, erhält der Gast keine „Zahlung eingegangen"-Mail mehr. Eine manuell erfasste Zahlung vor der Abreise löst diese Mail sehr wohl aus.
• Nichts mehr „vor Anreise" nach dem Einchecken. Ist der Gast bereits eingecheckt, wird keine nachgeholte Pre-arrival-Mail mehr verschickt.
• Storniert = still. Eine stornierte Buchung erhält keine automatischen Nachrichten mehr (außer der Stornierungsbestätigung).
• Keine E-Mail-Adresse. Hat der Gast keine E-Mail-Adresse, wird nichts verschickt. Im Kommunikationsprotokoll sehen Sie dann eine Zeile Fehlgeschlagen mit dem Grund.

Eine Mail von Hand (erneut) senden

Hat ein Gast eine Mail nicht erhalten, oder hatten Sie seine E-Mail-Adresse erst später? Öffnen Sie die Buchung und wählen Sie E-Mail senden. Diese Aktion finden Sie in der Buchungsdetailansicht, im Bearbeitungsbildschirm und im Menü der Zeile unter Täglich → Buchungen.

1. Wählen Sie bei Vorlage eine der Automatisierungen Ihrer Unterkunft.
2. Prüfen Sie die Adresse bei An. Sie dürfen sie anpassen; die Buchung selbst ändert sich nicht.
3. Klicken Sie auf Jetzt senden.

Die Mail geht sofort raus, in der Sprache des Gastes, auch wenn sie schon früher verschickt wurde. Eine Zahlungserinnerung für eine bezahlte Buchung hält BedFlow allerdings zurück.

Häufige Fragen

Warum hat mein Booking.com-Gast keine Bestätigung von BedFlow erhalten? Weil der Kanal die Buchung selbst bestätigt. BedFlow schickt bei der Buchung nur dann eine Mail, wenn der Kanal auf Online-Vorauszahlung erforderlich steht. Siehe den Abschnitt „Buchungen über Booking.com, Airbnb und andere Kanäle" oben.

Mein Gast hat die Willkommens-WhatsApp um 09:05 nicht erhalten. Prüfen Sie, ob am Anreisetag eine aktive Automatisierung mit Check-in Welcome besteht. Ohne diese Mail wird auch die WhatsApp nicht verschickt. Prüfen Sie außerdem, ob der Gast eine Handynummer hat und ob Ihr WhatsApp verbunden ist.

Wo sehe ich, welche Mails tatsächlich verschickt wurden? Unter Verwaltung → Einblicke → Kommunikationsprotokoll, Reiter E-Mail. Siehe Versendete E-Mails wiederfinden.

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