Registro de huéspedes — registro legal de viajeros
Actualizado el 2026-10-01
Ajustes → Integraciones → Experiencia del huésped → Registro de huéspedes
Como titular de un alojamiento, está obligado por ley a inscribir a sus huéspedes en un registro de viajeros. La integración Registro de huéspedes lo hace de forma totalmente automática: sus huéspedes introducen sus datos ellos mismos a través del portal del huésped. Usted no tiene que transcribir nada y el registro está siempre en regla ante un control policial.
La integración se activa en Ajustes → Integraciones → Experiencia del huésped → Registro de huéspedes → Configurar.
¿Qué hay que registrar por ley?
Para cada huésped mayor de edad (y cada menor no acompañado de más de 15 años) debe registrarse el día de llegada:
- un número correlativo único y la fecha de llegada
- apellidos y nombre
- lugar y fecha de nacimiento
- nacionalidad
- número del documento de identidad
- los nombres de los menores acompañados (solo los nombres)
- la fecha de salida, como muy tarde 24 horas después de la salida
Para los huéspedes con documento de identidad belga, la ley también admite: apellidos + nombre + número de registro nacional; en ese caso, los demás datos no son necesarios.
Basta con un registro con un único número correlativo por habitación o alojamiento vacacional, que incluya los datos de todos los huéspedes.
¿Cómo funciona en BedFlow?
- Active la integración: abra el mosaico Registro de huéspedes con Configurar y active Activar el registro de huéspedes. En Datos que se solicitan elige qué campos completan sus huéspedes: Lugar y fecha de nacimiento, Nacionalidad, Número del documento de identidad, Número de registro nacional belga como alternativa y Nombres de los menores acompañados. Nombre y apellidos se piden siempre. Con todo activado, tiene el registro legal completo (recomendado). Haga clic en Guardar.
- El huésped lo completa él mismo. Tras la reserva, en el portal del huésped (la misma página que "completar datos") aparece una sección Registro de viajeros. El formulario se adapta automáticamente al número de viajeros reservados; el huésped principal ya viene rellenado. A los huéspedes belgas les basta con su número de registro nacional. Para los niños bastan los nombres.
- BedFlow hace el resto. Cada registro recibe automáticamente un número correlativo, la fecha de salida se anota como muy tarde 24 horas después de la salida y en la reserva ve el estado y los viajeros registrados.
El registro se hace deliberadamente después de reservar y nunca en el propio módulo de reservas: cada campo adicional durante la reserva cuesta ventas.
Completarlo usted mismo desde la reserva
No todos los huéspedes usan el portal del huésped: un cliente que llega sin reserva, una reserva por teléfono, un huésped sin smartphone. En ese caso, abra la reserva y, en el bloque Registro de huéspedes, haga clic en Completar el registro. Se abre la ventana Completar el registro de viajeros, con el mismo formulario que ve el huésped: los mismos campos y las mismas comprobaciones. Haga clic en Guardar el registro; el resultado es un registro completo con su propio número correlativo. Si el registro ya está completado, el botón se llama Modificar el registro.
El botón está en dos sitios, para que lo encuentre donde ya está trabajando: en el bloque Registro de huéspedes de la página de detalle de la reserva y en la parte superior de Editar reserva, la pantalla a la que llega al hacer clic en una reserva en Diario → Disponibilidad. Muy práctico cuando el huésped está delante de usted: hace clic en su estancia en el calendario y lo completa en el momento, sin tener que buscarlo antes por su nombre.
A diferencia del portal del huésped, que se cierra un cuarto de hora después del check-out, este botón está siempre disponible, también para completar un registro a posteriori o corregir una errata. Cada introducción manual se registra por separado, de modo que en un control queda claro qué completó el propio huésped y qué transcribió usted.
¿Quién tiene aún el registro pendiente?
Para saberlo ya no tiene que abrir las reservas una a una. En Diario → Disponibilidad, las tarjetas de Hoy (llegadas y huéspedes alojados) llevan una etiqueta con el estado del registro:
- registro hecho (verde): el huésped completó el registro de viajeros.
- registro ? (ámbar): aún sin completar. Si pasa el ratón por encima, verá si el huésped ya ha completado una parte de los viajeros.
La etiqueta solo aparece cuando la integración está activada. Si un huésped que tiene delante lleva la etiqueta ámbar, complételo en el momento con Completar el registro (vea más arriba).
Control policial: mostrar el registro
En la ventana del mosaico Registro de huéspedes encontrará el enlace Descargar registro (este año): un archivo CSV cronológico con todos los registros del año natural hasta hoy (número correlativo, huéspedes, fechas de llegada y salida). Puede mostrar, imprimir o entregar ese archivo.
Conservación y privacidad
- Cada cambio en el registro queda anotado (registro de auditoría); en el registro electrónico es un requisito legal.
- Los números de documento de identidad y de registro nacional se guardan cifrados.
- Los registros se conservan 7 años después de la salida y después se destruyen automáticamente, tal como exige la ley. Usted no tiene que hacer nada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que activarlo? Solo si está sujeto a la obligación de registro y quiere llevar el registro en BedFlow. Si ya lo lleva de otra forma, deje la integración desactivada: nadie notará nada.
Mi huésped no ha completado el formulario, ¿qué hago? En la reserva verá "Aún sin completar — el huésped ve el formulario en el portal." Puede recordárselo al huésped a su llegada (la sección sigue en el portal del huésped hasta el final de la estancia) o completarlo usted mismo con el botón Completar el registro de la reserva (vea más arriba).
¿Se aplica también a los niños? Los menores acompañados se registran con su nombre dentro del registro de su grupo; no se les exige fecha de nacimiento ni número de documento.
Relacionado
- Portal del huésped: donde sus huéspedes ven el formulario
- Privacidad: plazos de conservación y protección de datos
Portugal: el Boletim de Alojamento
Si explota un Alojamento Local, debe comunicar a SIBA (el sistema de AIMA, sucesora del SEF) a cada huésped extranjero en un plazo de tres días hábiles desde su llegada. Para ello se necesitan tres datos que el decreto belga de alojamiento no contempla: tipo de documento, país de expedición y país de residencia.
Para ello, active el interruptor "Portugal: tipo de documento, país de expedición y país de residencia" en los datos que se solicitan. Entonces cambian dos cosas:
- sus huéspedes ven esos tres campos adicionales;
- la lista de nacionalidades pasa a ser completa en lugar de una selección breve, porque SIBA no acepta "Otro": cada boletim necesita un código de país real.
El país de residencia es, además, justo lo que pide la encuesta del INE, así que ese campo sirve para dos obligaciones a la vez.
También se añaden dos cosas que exige el boletim y no el registro belga: el lugar de residencia del huésped y los datos completos de los niños acompañados. Portugal no tiene un régimen simplificado para menores: cada viajero extranjero recibe su propio boletim.
La comunicación en sí la realiza la integración SIBA, que encontrará junto a este mosaico. Vea SIBA — Boletins de Alojamento.