Algemene voorwaarden

Bijgewerkt op 2026-04-27

1. Definities

BedFlow: Fades Management EOOD, gevestigd te Plovdiv 4000, Bulgarije, UIC/BTW BG208 607 050
Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een abonnement op de Dienst afsluit
Dienst: de SaaS-toepassing BedFlow voor het beheer van B&B's en boutique hotels
Abonnement: de overeenkomst tussen BedFlow en de Klant voor het gebruik van de Dienst
Property: een fysieke locatie (B&B, hotel) die de Klant beheert via de Dienst
Gast: de eindklant van de Klant, namelijk de persoon die een kamer boekt
DPA: Data Processing Agreement / Verwerkersovereenkomst

2. Het abonnement

BedFlow biedt een abonnementsmodel met meerdere tiers (Starter, Pro, Business, Hotel), elk met inbegrepen kamers en faciliteiten. Daarnaast zijn er optionele add-ons beschikbaar: extra kamers (boven het inbegrepen aantal in de Hotel-tier), bijkomende faciliteiten/properties, een Premium Support-abonnement, per-ticket support en hands-on consultancy per uur.

Actuele tarieven en de exacte prijzen voor het gekozen abonnement vind je op de prijzenpagina. Deze maken integraal deel uit van deze voorwaarden.

De Klant kiest een tier passend bij de omvang en behoefte van zijn property.

3. Facturatie

Het abonnement wordt per kwartaal vooraf gefactureerd
Toevoegingen tijdens een lopend kwartaal (extra kamers, faciliteiten, add-ons) worden maandelijks geïncasseerd
Bij upgrade naar een hogere tier wordt het verschil prorata gefactureerd tot het einde van het kwartaal — geen korting
Betalingen verlopen via automatische incasso (SEPA-domiciliëring of betaalkaart) via Stripe
Facturen worden elektronisch verstuurd naar het opgegeven e-mailadres

4. Looptijd en opzegging

Minimale looptijd: één kwartaal
Opzegtermijn: één kwartaal, schriftelijk per e-mail aan info@fades-management.com of via de afmeldfunctie in het account
De Klant kan op elk moment downgraden naar een lagere tier; de verlaging gaat in vanaf het volgende kwartaal
BedFlow kan het abonnement opzeggen met een opzegtermijn van één kwartaal, behalve bij ernstige tekortkomingen van de Klant

5. Betaalvoorwaarden

Betaaltermijn: 14 dagen na factuurdatum, behoudens automatische incasso
Bij niet-betaling versturen wij een eerste herinnering na 7 dagen, een tweede na 14 dagen
Bij blijvende wanbetaling kunnen wij de Dienst opschorten zonder schadevergoeding aan de Klant
Achterstallige bedragen worden verhoogd met de wettelijke interest en een forfaitaire schadevergoeding (zie prijzenpagina voor het toepasselijke minimumbedrag)

6. Verplichtingen van de Klant

De Klant verbindt zich tot:

Correct gebruik van de Dienst conform deze voorwaarden en de toepasselijke wetgeving
Het niet-misbruiken van de Dienst (geen spam, geen frauduleuze boekingen, geen pogingen tot reverse engineering)
Eigen verantwoordelijkheid voor de juistheid van de data die hij invoert, inclusief gegevens van zijn eind-gasten
Naleving van zijn eigen verplichtingen onder de AVG/GDPR ten aanzien van zijn eind-gasten
Het geheim houden van inloggegevens en het onmiddellijk melden van eventuele inbreuken

7. Verplichtingen van BedFlow

BedFlow verbindt zich tot een best-effort levering van de Dienst:

Streefdoel beschikbaarheid: 99% uptime per maand — niet als SLA gegarandeerd
Dagelijkse backups, bewaard gedurende 30 dagen
Ondersteuning via het ticket-systeem in BedFlow (menu Support → Nieuwe ticket); Premium Support beschikbaar als add-on
Tijdige communicatie van geplande onderhoudsvensters

8. Aansprakelijkheid

BedFlow is enkel aansprakelijk voor directe schade veroorzaakt door zware fout of opzet
De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het abonnementsbedrag van de laatste 12 maanden voorafgaand aan het schade-veroorzakend feit
BedFlow is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, verlies van gasten, omzetverlies, reputatieschade of verlies van data buiten de wettelijke retentieverplichting
BedFlow is niet aansprakelijk voor problemen bij sub-verwerkers (Stripe, Channex, …) wanneer wij redelijke zorgvuldigheid hebben betracht

9. Intellectueel eigendom

De software, code, design en documentatie van BedFlow zijn en blijven exclusief eigendom van BedFlow
De Klant verkrijgt enkel een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement
De data die de Klant invoert (boekingen, gasten, kamers, …) blijven eigendom van de Klant

10. Data-eigendom en export

De Klant kan op elk moment zijn data exporteren in een gestructureerd formaat (CSV, JSON)
Bij opzegging behoudt de Klant 30 dagen toegang tot zijn account voor data-export
Na deze 30 dagen worden de data definitief verwijderd, behoudens de wettelijke retentieverplichtingen (zie Privacybeleid)

11. GDPR en verwerkersovereenkomst

Voor het verwerken van persoonsgegevens van eind-gasten treedt BedFlow op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke
Een Data Processing Agreement (DPA) maakt integraal deel uit van deze voorwaarden en is beschikbaar op aanvraag via info@fades-management.com
De lijst van sub-verwerkers staat in ons Privacybeleid

12. Wijzigingen aan de voorwaarden

BedFlow kan deze voorwaarden wijzigen, mits 30 dagen voorafgaande kennisgeving per e-mail
Bij wezenlijke wijzigingen heeft de Klant het recht om het abonnement op te zeggen vóór de inwerkingtreding van de wijziging, zonder schadevergoeding
Niet-protest binnen de 30 dagen na kennisgeving wordt beschouwd als aanvaarding

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze overeenkomst is uitsluitend Bulgaars recht van toepassing, onverminderd dwingende EU-consumentenwetgeving
Bij geschillen zijn enkel de rechtbanken van Plovdiv, Bulgarije bevoegd
Partijen verbinden zich tot een minnelijke oplossing voorafgaand aan een gerechtelijke procedure

14. Slotbepalingen

Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht (nietigheidsclausule / severability)
Deze voorwaarden vormen, samen met het Privacybeleid en de DPA, het integrale akkoord tussen partijen
Mondelinge afspraken en eerdere voorwaarden worden uitdrukkelijk vervangen door dit document

Versie: 1.0
Laatste update: 27 april 2026
Contact: info@fades-management.com